SÅDAN!

Personalehåndbog for medarbejdere ved Det Samfundsvidenskabelige Fakultetssekretariat

Sidst opdateret: Juni 2011 

---

Indhold

Fakultetsdirektørens velkomst
Mission, vision og værdier
Politikker
* Medarbejderdemokrati
* Samarbejdsudvalg
* Medarbejdersamtaler
* Medlemskab af styrende organer
* Informationspolitik
* Ligestilling
* Alkoholpolitik
SESAMs regler om ansættelse og afsked
* Ansættelse
* Fratrædelse
* Ansættelse af kontorelever
* Generel introduktion af nye medarbejdere
Regler og rettigheder for de ansatte
* Flex-aftale for medarbejderne på Det Samfundsvidenskabelige Fakultetssekretariat
* IT-redskaber ved fakultetssekretariatet - retningslinier og anvendelse
* Fakultetssekretariatets Intranet (Ofak)
* Ferie og fridage
* Sygdom og fravær
* Kurser
* Rokeringer/forflyttelser
* Tillidsrepræsentanter
* Løn
* Pressekontakt og fortrolighed
* Praktiske oplysninger
Om arbejdsmiljøet
* Rygning
* It-udstyr
* Arbejde med pc, mus og skærm
* Sikkerhed og arbejdsskader
* Det psykiske arbejdsmiljø
Organisationsstruktur
Publikationer
Forkortelser

---

Fakultetsdirektørens velkomst

Kære Medarbejder
Du er ansat på en af landets ældste og største arbejdspladser. Vores arbejdsfelt er forskning og uddannelse til højeste niveau.
Vi er ca. 8.000 fastansatte medarbejdere og 38.000 studerende.
På Det Samfundsvidenskabelige Fakultet er der ca. 6.500 studerende. 
I Fakultetsadministrationen er vi ca. 35 medarbejdere.

Københavns Universitet er mere end 500 år gammelt. Universitetet blev oprettet i 1479 af Christian I som et katolsk universitet. Siden da har universitetet undergået adskillige forandringer for at blive det, det er i dag: Et stort universitet midt i storbyen. Det er kort fortalt en alsidig arbejdsplads, hvor nyskabelser hører til dagens orden.

Københavns Universitet er spredt på mere end 100 adresser rundt omkring i hovedstadsområdet.

Rektor tegner universitetets profil udadtil. Bag rektor befinder sig et utal af faggrupper: Smede, laboranter, rengøringsassistenter, HK'ere, dyrepassere, lektorer, betjente, professorer o.s.v.

Denne publikation indeholder oplysninger, som kan være nyttige for dig i det daglige, såsom fakultetssekretariatets målsætning, samarbejdsudvalgets personalepolitik og de vigtigste regler, der gælder for dig som medarbejder.

Med venlig hilsen

Tina Franck
Fakultetsdirektør

---

Mission, vision og værdier

Formålet med arbejdet i Københavns Universitets administration er at yde teknisk og administrativ service til universitets ledelse, brugere og samarbejdspartnere.

Fakultetssekretariaterne har til opgave at koordinere fakulteternes indsats indenfor undervisning og forskning. Vi styrer økonomien, eksamensafholdelsen, ansættelsessagerne og andre større sager i samarbejde med dekanerne.

Sekretariatets samarbejdsudvalg (SESAM) har vedtaget følgende mission, vision og værdier for Fakultetssekretariatet:

Fakultetssekretariatets mission er

at bistå dekanen i hans opgave med at opfylde universitetets formål inden for det samfundsvidenskabelige område.

Formålet er:

• at drive forskning,
• at give forskningsbaseret uddannelse,
• at samarbejde med det omgivende samfund, nationalt og internationalt,
• at udveksle viden og kompetence med det omgivende samfund.

Fakultetssekretariatets vision er

Vi vil gerne være kendt som en dynamisk og imødekommende arbejdsplads, hvor opgaverne løses med høj kvalitet og professionalisme i dialog med vores brugere. Vi vil endvidere gerne være frontløbere i forhold til resten af KU.

Fakultetssekretariatets værdier er

• Professionalisme
• Aktivt medansvar og samarbejdsvilje
• Mod, nysgerrighed og opbakning

PROFESSIONALISME betyder for os:

• at vi arbejder effektivt og kvalitetsbevidst ud fra sekretariatets opgaver, målsætning og beslutninger,
• at vi sikrer et konstruktivt samarbejde gennem dialog med fakultetets institutter og fællesadministrationen,
• at vi er troværdige og objektive,
• at vi sikrer os, at vi altid har de nødvendige kompetencer til at løse opgaverne.

AKTIVT MEDANSVAR OG SAMARBEJDSVILJE betyder for os:

• at vi tager ansvar for egne opgaver og for sekretariatets samlede opgaveløsning,
• at vi er bevidste om, at vi er en del af en stor institution, og at vi også skal bidrage til,
• at tingene kommer til at fungere bedst muligt på resten af KU,
• at vi føler ansvar for at dele vores viden med andre,
• at vi anerkender, at vi er personligt og fagligt forskellige, og at vi er i stand til at udnytte forskelligheden i opgaveløsningen,
• at vi tager initiativ til at gøre noget ved det, hvis samarbejdet ikke fungerer optimalt.

MOD, NYSGERRIGHED OG OPBAKNING betyder for os:

• at vi tør opsøge og engagere os i nye opgaver og udfordringer,
• at vi tager initiativ til forbedringer og nytænkning, og at vi er åbne overfor kollegernes forslag til forbedringer,
• at ledelsen bakker os op, og at vi stoler på denne opbakning,
• at vi støtter vores kolleger og viser gensidig respekt,
• at vi accepterer, at både vi selv og andre kan begå fejl.

---

Politikker

Medarbejderdemokrati

Universitetet har stolte traditioner på dette felt. Man har altid værnet om forskningsfriheden og den enkelte forskers ret til selv at tilrettelægge sit arbejde.

Desuden gav Universitetslovens forløber Styrelsesloven fra 1973 de ansatte vidtgående beføjelser til - som valgte repræsentanter af de styrende organer - at deltage i beslutningsprocessen.

Selvom medarbejderdemokratiet blev noget indskrænket og ledelsens rolle tilsvarende styrket ved Universitetslovens ikrafttræden i 1993, er der dog stadig adgang til medbestemmelse og indflydelse på en række felter.

Her skal nævnes tre:
1. Samarbejdsudvalg
2. Medarbejdersamtaler
3. Medlemskab af styrende organer

Samarbejdsudvalg

I fakultetssekretariatet for samfundsvidenskab har vi et samarbejdsudvalg kaldet SESAM (forkortelsen står for SEkretariatets SAMarbejdsudvalg).

Se medlemsoversigt m.v. på udvalgets website.

Der er desuden et fakultetssamarbejdsudvalg på Det Samfundsvidenskabelige Fakultet, som også omfatter fakultetsadministrationen. Herudover er der et hovedsamarbejdsudvalg (HSU) for hele Universitetet.

På institutniveauet er der samarbejdsudvalg på alle fem store institutter. 

Medarbejdersamtaler

Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) har indtil 2007 været afholdt skiftevis individuelt og afdelingsvis (GruppeMUS).

Fra juni 2007 er det imidlertid besluttet i HSU, at individuelle MUS er obligatorisk for alle medarbejdere på KU hvert år. Man kan ikke længere lade gruppeMUS erstatte individuelle MUS; man må dog gerne afholde gruppeMUS som supplement til de individuelle MUS.

MUS foregår efter retningslinier fastsat af SESAM (p.t. under revision jf. ovennævnte ændrede retningslinjer). Se fakultetssekretariatets MUS-koncept her

Se KU's retningslinjer for afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler her (pdf).

Medlemskab af styrende organer

Som administrative ansatte er vi med til at vælge én repræsentant for TAP-gruppen i universitetets bestyrelse.

Informationspolitik

Vi mener, at det er en forudsætning for at kunne udføre sit arbejde godt, at medarbejderne er velinformerede om universitetets øvrige aktiviteter og om, hvad der rører sig i forsknings- og uddannelsessektoren i øvrigt.

Endvidere mener vi, at vi som en offentlig institution har pligt til åbenhed overfor omgivelserne og til at informere om vore aktiviteter.

Dette praktiseres på følgende måder:

Sekretariatsmøder

Der afholdes sekretariatsmøde for alle medarbejdere den første torsdag i måneden fra kl. 9-10.
Der er mødepligt til møderne.

Møderne bruges primært til at udveksle information om fælles tiltag, spørgsmål og planer.

Dagens post

Al indgående post scannes og journaliseres hver dag, og det er den enkelte medarbejders ansvar selv at tjekke dagens post via journaliseringssystemet Captia.

Den udgående post skal registreres af den enkelte sagsbehandler i Captia.
Sagsbehandleren kan i journaliseringssystemet kun se de sager, som vedkommende har adgang til, d.v.s. at ikke alle kan se f.eks. personalesager.

KUnet

Informationer fra fakultetssekretariatet (f.eks. om ændrede åbningstider, bestemte arrangementer m.v.) lægges på de interne web-sider for ansatte og studerende (KUnet). Der kræves en indlogning (brugernavn og adgangskode) for at se disse oplysninger.

Aviser

Sekretariatet abonnerer på følgende aviser:

• Berlingske Tidende
• Weekendavisen

Disse forefindes i køkkenet på fakultetsgangen.

Nyhedsbreve

KU udsender et nyhedsbrev ca. 1 gang måneden. Dette kan ses på http://www.ku.dk/nyheder og det er muligt at abonnere på det. Desuden lægges der løbende KU-nyheder på nyhedssiden, ligesom Rektors indlæg til pressen kan ses på siden.

Fællesadministrationen udsender ligeledes et nyhedsbrev hver måned (NYTFA). Dette udsendes til alle fakulteter. Vores Journal sørger for at alle medarbejdere får nyhedsbrevet efterfølgende.

Fakultetet har fra marts 2009 udsendt et nyhedsbrev (SAMF-nyt) til alle medarbejdere på fakultetet. Nyhedsbrevet udsendes hver anden uge (lige uger).

Ligestilling

SESAM finder det vigtigt, at job og karriere udelukkende opnås på baggrund af den enkeltes interesse og kvalifikationer. Andre forhold, herunder alder, race, køn, religion eller etnisk tilhørsforhold, må ikke lægges til hinder for et karriereforløb.

Fakultetssekretariatet vil arbejde for, at hverken mænd eller kvinder lægges hindringer i vejen for et karriereforløb, som de ønsker sig, og som de er kvalificeret til. Vi mener, at arbejdspladser, hvor både mænd og kvinders erfaringer og viden kommer til udfoldelse, er mere dynamiske end arbejdspladser, der er stærkt domineret af det ene køn.

Vi ønsker at give kvindelige og mandlige ansatte de samme muligheder i karriereforløb og familieliv. Endvidere arbejder vi på at øge antallet af mandlige ansatte i sekretariatet for at nå op på det af fakultetet fastansatte mål på mindst 1/3 af hvert køn.

Vi finder det desuden vigtigt, at der er etnisk og religiøs ligestilling på arbejdspladsen og vil derfor arbejde for at nedbryde de eventuelle kulturelle, sproglige og andre barrierer, der måtte findes for, at personer med en anden etnisk baggrund kan ansættes på fakultetet.

Fakultetssekretariatet ønsker en ligelig aldersmæssig sammensætning af personalet. Vi vil sikre, at der både er yngre og lidt mere erfarne medarbejdere i hver afdeling.

Vi vil foretage følgende skridt:

• Sikre at arbejdsvilkår og stillingsbeskrivelser er sådan, at både mænd og kvinder har mulighed for at søge og få ledige stillinger og avancementsstillinger.
• Det tilstræbes, at begge køn er repræsenteret i ansættelsesudvalg.
  Allerede ansatte kvinder opfordres til at kvalificere sig til og søge på ledige leder- og chefstillinger.
• Det betragtes som positivt at både mænd og kvinder går på barselsorlov.
• Være opmærksomme på muligheden for ansættelse af personer med anden etnisk baggrund.
• Ved nybesættelse af stillinger at være opmærksomme på den aldersmæssige sammensætning i den pågældende afdeling.
• Tilstræbe, at ingen afskæres fra ansættelse i ledige stillinger alene på grund af deres alder.
• Ligestillingsproblematikken tages op i forbindelse med revision af personalepolitikken.

Alkoholpolitik

Formål

Alkoholpolitikken er udtryk for, at vi ønsker at være en god og moderne arbejdsplads, der også i sin personalepolitik er på linie med udviklingen. Vedtagelsen af en alkoholpolitik er ikke et signal om, at der er større problemer med alkohol her end på andre store arbejdspladser.

Der er derfor mellem ledelse og medarbejdere aftalt følgende retningslinier vedrørende brug af alkohol og andre stemningsregulerende midler, i det efterfølgende benævnt alkohol.

Regler

Vi har den holdning, at alkohol og arbejde principielt ikke hører sammen.

Vi er enige om, at såvel ledere som medarbejdere skal omgås alkohol på en måde, der svarer til formålet med vores arbejde. Brug af alkohol må ikke belaste vores arbejdsindsats, sikkerheden og trivslen på arbejdspladsen eller vores omdømme.

Derfor er det ikke tilladt at indtage øl eller alkohol i øvrigt på kontorer, i ekspeditionslokaler, værksteder og værkstedsrum eller andre arbejdspladser. I kantinen og frokoststuer må der dog drikkes almindelig øl i forbindelse med spisning.

Vi accepterer ikke, at nogen ansat under udførelsen af sit arbejde er påvirket af alkohol, uanset om dette er indtaget uden for arbejdstiden.

En ansat, der fremtræder beruset på arbejdspladsen, vil blive sendt hjem og senere indkaldt til et møde med lederen.

Firmaer og personer, der udfører opgaver for os, er underlagt administrationens alkoholpolitik.

Undtagelser

Til festlige arrangementer og andre sammenkomster, f.eks. i forbindelse med repræsentation, receptioner, jubilæer, runde fødselsdage og højtider ønsker man ofte at servere øl eller vin. Dette kan i så tilfælde aftales med nærmeste overordnede leder.

Overtrædelser

Vi regner med, at reglerne vil blive overholdt uden problemer. Overtrædes reglerne vil det første gang medføre mundtlig påtale samt tilbud om hjælp, hvis der er behov herfor.

Gentagelsestilfælde vil resultere i samtale med arbejdsleder, personalechef og tillidsrepræsentant og medføre skriftlig advarsel. Ved fortsat overtrædelse må regnes med afsked.

Hjælp

Ansatte med alkoholproblemer kan få tilbud om sagkyndig rådgivning og bistand.

Vi er enige om at sikre ansatte, der fuldfører den behandling, fuld og ubeskåret ligeværdighed ved tilbagevenden til arbejdspladsen. Behandlingen vil ikke berøre et naturligt karriereforløb.

Ligeledes vil henvendelse fra familie om hjælp ikke få jobmæssige konsekvenser for pågældende medarbejder.

Fortrolighed

Enhver henvendelse og enhver sag vedrørende alkoholproblemer vil blive behandlet strengt fortroligt.

Derfor har vi besluttet, at enhver medarbejder, samt dennes familie, gratis kan få fortrolig, ekstern professionel rådgivning hos Prescribas Rådgivningscenter, Fruebjergvej 3, 2100 København Ø, tlf. 39 17 97 62. E-mail: info@prescriba.com.
Website: http://prescriba.com/psykologisk-raadgivningscenter

Prescriba er en uafhængig og professionel konsulentvirksomhed, der kan hjælpe med at finde ud af, hvordan et konstateret alkoholproblem bedst muligt kan løses.

Lederes og medarbejderes ansvar

Alkoholproblemer er ikke en privatsag. Derfor er det alles ansvar at tage alkoholproblemer op f.eks. ved henvendelse til leder eller tillidsrepræsentant. Det er for kolleger også muligt at få rådgivning hos Prescriba.

Enhver leder og tillidsrepræsentant bør tilstræbe, at der på så tidligt et tidspunkt som muligt iværksættes en hensigtsmæssig hjælp.

Administrationen vil løbende sørge for, at ledere og tillidsrepræsentanter får den fornødne viden til på betryggende måde at kunne varetage disse ledelsesmæssige og kollegiale opgaver.

Ved nyansættelser vil administrationen orientere de nye medarbejdere om den gældende alkoholpolitik.

For yderligere oplysninger se hjemmesiden http://prescriba.com/forside

Se desuden Københavns Universitets misbrugspolitik og tilbud til hjælp om afvænning.

---

SESAMs regler om ansættelse og afsked

Vi har i overensstemmelse med de generelle regler på Universitetet vedtaget et detaljeret regelsæt.

Se også KU's regningslinjer vedrørende rekruttering og ansættelse (pdf) og Retningslinjer for job på særlige vilkår (pdf).

Ansættelse

Stillingsopslag

Ansættelse må som hovedregel ikke ske uden opslag, se dog afsnittet om vikaransættelser.

Stillingsbeskrivelsen overvejes i den relevante enhed. Afdelingen udarbejder stillingsopslag med beskrivelse af stillingens indhold, organisatoriske placering, kvalifikationskrav, løn- og ansættelsesvilkår samt eventuelle andre oplysninger. Ved uenighed træffer chefen i samråd med dekanen den endelige beslutning.

Der skal i opslaget være reference til chef eller kontaktperson.

Opslaget udformes kort og klart. Ansøgere kan eventuelt henvises til at rekvirere uddybende stillingsbeskrivelse. Vær opmærksom på, om stillingsopslaget virker lige attraktivt på begge køn, jfr. Ligestillingspolitikken. Desuden skal opslaget indeholde en bemærkning om, "at alle interesserede uanset alder, køn, race, religion eller etnisk tilhørsforhold opfordres til at søge."
Afdelingen indstiller til fakultetsdirektøren om, på hvilken måde stillingen bør opslås.

Ansættelsesudvalg

Ansættelsesudvalget består af chefen og/eller en eller flere personer udpeget af denne samt en eller flere repræsentanter for medarbejderne ved området udpeget af fakultetsdirektøren efter indstilling fra medarbejderne.

Dekanen eller én af denne udpeget repræsentant for fakultetet kan indgå i ansættelsesudvalget.

Normalt skønnes ansættelsesudvalg på tre til fire medlemmer at kunne sikre en fagligt forsvarlig bedømmelse.

De modtagne ansøgninger behandles fortroligt og må ikke vises til eller drøftes med personer, som ikke er medlemmer af ansættelsesudvalget. Alle modtagne ansøgninger bekræftes ved modtagelsen.

Udvalget indstiller til fakultetsdirektøren, hvem man peger på. Udvalget kan vælge at afgive en skriftlig indstilling til fakultetsdirektøren. En sådan indstilling kan være delt.
Begrundet afslag fremsendes til de øvrige ansøgere.

Prøveansættelser og forkortet opsigelsesvarsel

Alle overenskomstansatte ansættes på prøve i de første 3 måneder.

Inden udløbet af prøvetiden kan fakultetsdirektøren eller en leder gennemfører en samtale med den nyansatte om forløbet af prøvetiden.

Vikarer

Vikarer skal som hovedregel anvendes ved rigtige vikariater, så som:

• en fast medarbejder har barsels- eller anden orlov
• en fast medarbejder er frikøbt til andet arbejde
• såfremt sekretariatet har en tidsbegrænset bevilling

Det tilstræbes, at vikariater ikke må bruges som prøvetid i forbindelse med besættelse af faste stillinger.

Ved besættelser af vikariater op til ét års varighed kan stillingen besættes uden opslag, hvis det anbefales af et ansættelsesudvalg.

Fastansættelser af vikarer (f.eks. i en stilling som fungerende eller konstitueret) kan ske i tilfælde, hvor ansættelsesudvalget vurderer, at arbejdet er af en sådan karakter, at opslag ikke kan antages at fremkalde mere kvalificerede ansøgere.

Bibeskæftigelse

Medarbejdere har oplysningspligt med hensyn til beskæftigelse inden for normal arbejdstid.

Det er tilladt for medarbejderen at påtage sig bijobs som supplerer den pågældendes erhvervserfaring og styrker kvalifikationen (f.eks. job som deltidslærer på en højere uddannelsesinstitution).

Den pågældende chef afgør, om bijobbet er foreneligt med tjenesten.

Spørgsmålet om et bijobs eventuelle indflydelse på en akademisk medarbejders rådighedstillæg behandles efter gældende overenskomst.

Fratrædelse

Afskedigelse

Afskedigelse kan være begrundet i den enkelte medarbejders forhold (subjektive årsager), eller i forhold som berører universitet/administrationen som helhed (objektive årsager).

HSU's retningslinjer for håndtering af misligholdelse af ansættelsesforholdet og uansøgt afsked (pdf)

KU's retningslinjer for uansøgt afsked begrundet i institutionens forhold (pdf)

Afskedigelse begrundet i subjektive årsager

En medarbejder kan afskediges, hvis han/hun ikke lever op til kvalifikationskravene i stillingen, har alvorlige samarbejdsproblemer eller af andre årsager er uegnet til at varetage stillingen.

Afskedigelser begrundet i subjektive årsager kan kun ske efter retningslinjerne for påtale, henstillinger og advarsler (jfr. "KU's retningslinjer for påtale, henstillinger og advarsler").

Personalekontoret kan tilkaldes/fungere som konsulentenhed med henblik på råd og vejledning i konfliktsituationer, der kan få konsekvenser.

Kvalifikationsmangler

Kvalifikationsmangler bør så vidt muligt konstateres i begyndelsen af ansættelsesforholdet. Prøveansættelsen har således bl.a. til formål at give tjenestestedet mulighed for at vurdere, om den nyansatte kan opfylde kvalifikationskravene i stillingen (stillingsopslaget).

Efter udløbet af prøveansættelsen bør afskedigelse begrundet i individuelle kvalifikationsmangler kun ske i ekstraordinære tilfælde og med udførlig dokumentation for manglerne.

Inden der træffes beslutning om afskedigelse på grund af kvalifikationsmangler, skal det drøftes med medarbejderen og dennes tillidsrepræsentant, om det vil være muligt ved en uddannelsesindsats, omlægning af arbejdsopgaverne, omrokering eller på anden måde at skabe balance mellem den pågældendes kvalifikationer og jobkravene. Lykkes dette ikke, kan medarbejderen afskediges.

Samarbejdsvanskeligheder

Samarbejdsvanskeligheder inden for en personalegruppe skal så vidt muligt løses gennem bearbejdning af problemerne inden for gruppen.

Vurderer chefen for en personalegruppe, hvor der er samarbejdsproblemer, at disse ikke vil kunne løses inden for områdets egne rammer, skal problemerne så vidt muligt søges løst gennem rokering.

Vurderer ledelsen, at samarbejdsproblemerne i det væsentlige skal søges i en bestemt medarbejders forhold - og kan problemerne ikke løses gennem rokering - kan der skrides til afskedigelse.

Afskedigelse bør i givet fald først ske, efter at den pågældende gennem en skriftlig, begrundet henstilling/advarsel er opfordret til at ændre den adfærd, der har givet anledning til samarbejdsproblemerne.

Andre afskedigelsesårsager

Blandt andre subjektivt begrundede afskedigelsesårsager kan nævnes helbredsmæssige mangler.

I øvrigt kan afskedigelse ske efter bestemmelserne i de enkelte overenskomster m.v.

Afskedigelse begrundet i objektive årsager

Personalereduktioner, der er begrundet i objektive årsager, f.eks. besparelser eller rationaliseringer, skal så vidt muligt gennemføres ved naturlig afgang.
Som supplement hertil undersøges mulighederne for frivillig fratræden, retræteordninger m.v.

Kan afskedigelser - trods de nævnte afværgeforanstaltninger - ikke undgås, udarbejder chefen indstilling om afskedigelse. Tillidsrepræsentanten skal have lejlighed til at afgive en udtalelse i sagen.

Indstillingen med dekanens bemærkninger sendes til personalekontoret, der forelægger sagen for universitetsdirektøren.

Opsigelse fra medarbejderens side

Ansættelsen kan naturligvis - og det er da heldigvis det normale - ophøre ad frivillighedens vej.

Ønsker den ansatte selv at sige op, skal det ske med en måneds varsel til d. 1. i en måned. Det er god tone at respektere dette varsel også ved interne rokeringer.

For ældre medarbejdere er der mulighed for forskellige fratrædelsesordninger. Fakultetets ledelse søger i vidt omfang at imødekomme ønsker om frivillige fratrædelsesordninger på gunstige økonomiske vilkår. Det pointeres, at dette ikke er en obligatorisk ret, men noget der skal aftales.

Ansættelse af kontorelever

Der ansættes et antal elever én gang årligt, såfremt der er kvalificerede ansøgere - med start 15. august.

Placering

Eleverne skal være i minimum to enheder i løbet af deres 2-årige elevtid, så vidt muligt på forskellige administrative niveauer.

Elevvejledere

Der udpeges en elevvejleder fra hver af de enheder, der skal have elev. Julie Ertmann Busborg er overordnet elevansvarlig.

Gensidig prøvetid

Der er en gensidig prøvetid på 3 måneder for elev og arbejdsplads. Inden prøvetidens udløb skal eleven tilbydes en samtale med kontaktpersonen eller den overordnede elevkontaktperson. Her skal man tale om, hvordan det går, hvilke arbejdsopgaver eleven har, om der er noget der kunne gøres bedre m.v. 

Uddannelsesplaner

Der udarbejdes uddannelsesplaner for de enkelte elever, i henhold til Københavns Universitets fælles personalepolitik: Retningslinjer for uddannelse af laborant- og kontorelever.

Skoleophold

Eleverne skal efter den nuværende bekendtgørelse (nr. 634 af 1. juli 1996) på skole i alt 15 uger i løbet af elevtiden. Uddannelsen afsluttes med udarbejdelse af fagprøve og eksamen. Indkaldelse til skoleperioderne sendes direkte til eleverne fra Niels Brock.

Ansættelse efter uddannelsens udløb kan ikke påregnes. Skulle en elev ikke have fået anden beskæftigelse efter endt elevtid, vil fakultetssekretariatet tilbyde 3 måneders ansættelse, såfremt at der er økonomisk mulighed for dette.

Regler for ferie

For 1. års elever gælder, at de fra ansættelsestidspunktet i august til maj det følgende år ikke har ferie med løn. Hvis de alligevel ønsker at afholde ferie, skal de trækkes i løn.

Eleven har fra 2. maj (nyt ferieår's start) 5 ugers ferie til rådighed, hvoraf de 3 uger (sommerferie) skal afvikles inden 15. august.

KU's retningslinjer for uddannelse af elever, lærlinge og praktikanter (pdf).

Generel introduktion af nye medarbejdere

Der lægges vægt på, at nye medarbejdere fra starten skal føle sig hjemme på arbejdspladsen, samt at der sker en hurtig og effektiv introduktion til arbejdsopgaverne og gældende regler for ansatte ved fakultetssekretariatet og Københavns Universitet.

Afdelingen udarbejder et introduktionsprogram for den nyansatte. Dette program er tilrettelagt således, at den nyansatte kommer rundt hos kollegerne og hører om deres arbejdsområder. Introduktionsprogrammet er som regel fordelt over 14 dage, således at der samtidig med programmet bliver tid til at sætte sig ind i sine egne arbejdsopgaver.

Herudover skal den nyansatte efter 2-3 måneder introduceres for relevante kontaktpersoner i den øvrige administration. Dette foretages af den nærmeste chef eller en anden medarbejder med samme arbejdsområde. Ligeledes bør den nyansatte snarest af chefen/kontaktpersonen orienteres om institutionen som helhed og enhedens funktion i denne helhed.

Et link til nærværende publikation udleveres ved ansættelsen sammen med øvrige relevante oplysninger.

PUMA (Personale og Udvikling af Metode i Administration) indbyder alle nyansatte til kurset "Kend din arbejdsplads".

Fakultetssekretariatet har en vejledningsmappe ("Velkommen") til brug for modtagelse af nye medarbejdere, og afdelinger som står overfor at skulle modtage nye medarbejdere, bedes kigge i mappen, som bl.a. indeholder en tjekliste for, hvad man skal huske samt eksempler på introduktionsprogrammer m.v.

---

Regler og rettigheder for de ansatte

Flex-aftale for medarbejderne på Det Samfundsvidenskabelige Fakultetssekretariat 

Formål

Formålet med aftalen er at gøre det muligt for de enkelte medarbejdere og afdelinger at tilrettelægge arbejdstiden, så den passer til opgavefordelingen og til den enkeltes hverdag.

Hvem er omfattet?

Ordningen gælder for alle ansatte på Det Samfundsvidenskabelige Fakultetssekretariat - dog ikke timelønnet personale.

Ordningens indhold

• Alle fuldtidsansatte skal være på arbejde gennemsnitligt 37 timer ugentligt.
• Deltidsansatte skal tilsvarende være på arbejdspladsen gennemsnitligt i den aftalte tid. 
• Alle afdelinger skal være bemandet og funktionsdygtige i tidsrummet fra kl. 9.00-16.00 (fredag dog fra kl. 9.00-15.00) - dette tidsrum kaldes åbningstid. 
• Fixtiden ligger i tidsrummet fra kl. 10.00-15.00 mandag - torsdag og om fredagen fra kl. 10.00-14.00. Alle skal være på arbejde i dette tidsrum. For deltidsansatte skal det aftales, hvilke fixtider, der gælder for dem. 
• Det er den enkelte medarbejders ansvar, at timeregnskabet føres, så det kan forevises for chefen i tilfælde af tvivl om misbrug af ordningen, og til brug for planlægning sammen med afdelingen. Man kan f.eks. bruge det elektroniske arbejdstidsskema på fællesdrevet (O:/Ofak/6 - Øko-Pers/Interne værktøjsmapper/08 - Fakultetssekr.Personaleadm - genvejen KOPIERES til eget p-drev). 
• Man kan højst opspare, hvad der svarer til timetallet i ens arbejdsuge. Det betyder f.eks. at fuldtidsansatte kan have op til 37 timers overarbejde opsparet, deltidsansatte kan højst have opsparet timeantallet i deres normale arbejdsuge osv. Opsparingen kan overføres fra måned til måned. Man kan maksimalt overføre 10 minustimer. Dvs. man må aldrig skylde mere end 10 arbejdstimer.
• Man kan normalt højst afspadsere en fuld arbejdsdag af gangen. Afspadsering kan holdes i tilknytning til ordinære ferie- eller fridage. Afspadseringen kan ikke bruges til ferie, hvor man i længere tid vil være fraværende fra sin arbejdsplads. For deltidsansatte skal der indgås en særlig aftale med den nærmeste overordnede, om hvordan man kan udnytte opsparede timer til hele fridage. Der kan i særlige tilfælde indgås aftale mellem en medarbejder og ledelsen om fravigelse af disse regler.
  Afspadsering indenfor åbningstiden skal altid aftales med afdelingen og med nærmeste overordnede, så man er sikker på, at der er back-up. Afspadsering af hele dage bør aftales senest fredagen i den foregående uge. 
• I tilfælde af f.eks. sygdom i afdelingen, bør man så vidt muligt være fleksibel mht. at aflyse aftalt afspadsering. 
• Læge- og tandlægebesøg i fixtiden bør så vidt muligt undgås. Såfremt det ikke er muligt at lægge et besøg uden for fixtiden, kan tiden, inden for rimelighedens grænser, medregnes i arbejdstiden.

Konvertering af flex til omsorgsdage 

Ikke-afviklet, opsparet tid kan konverteres til omsorgsdage/-timer. Omsorgsdagene/-timerne afvikles i overensstemmelse med bestemmelserne i kapitel 4 i Finansministeriet og centralorganisationernes aftale om barsel, adoption og omsorgsdage. 
Der kan i hvert kalenderår konverteres et timetal svarende til 10 omsorgsdage. Den enkelte medarbejder kan dog til enhver tid højst have 15 omsorgsdage til rådighed.

Ikrafttræden

De nye regler træder i kraft d. 1. september 2002 og erstatter de hidtidige regler, der trådte i kraft 1. maj 1999.

Retningslinjer for hjemmearbejde - revideret august 2003

Baggrund

I marts 1999 vedtog vi i samarbejdsudvalget SESAM en ny flextidsordning, herunder en aftale om hjemmearbejde. 
Efter en revision af flextidsaftalen i august/september 2002 blev vi enige om, at tiden var løbet fra den gamle hjemmearbejdsordning, og at hele afsnittet om hjemmearbejde skulle tages ud af flextidsaftalen. Derfor disse retningslinjer.

Generelt om hjemmearbejde

For de medarbejdere, som måtte ønske det og som har opgaver, der egner sig hertil, er der mulighed for, at arbejde kan udføres i hjemmet. Dette aftales fra gang til gang. 

Hjemmearbejde kan deles op i følgende kategorier:

• egentlige hjemmearbejdsdage, hvor man slet ikke møder på arbejde,
• halve hjemmearbejdsdage, hvor man møder på arbejde enten formiddag eller eftermiddag,
• arbejde før eller efter arbejdstid, som man kan skrive på sit tidsskema som flex.

Det er en forudsætning, at der i afdelingen er enighed om, at man vil benytte ordningen, og at der er den fornødne back-up for den medarbejder, der arbejder hjemme, således at henvendelser kan besvares tilfredsstillende. Det er også vigtigt, at man konkret aftaler det med sine kolleger, når man ønsker at arbejde hjemme, og herunder fortæller, hvad man skal lave.

Man kan arbejde hjemme, hvis arbejdsopgaven passer til det. Således behøver man altså ikke have opkobling til fakultetssekretariatet. Man skal blot kunne nås pr. telefon eller e-mail.

Medarbejdere, som måtte ønske det, kan efter aftale med ledelsen få udstyr stillet til rådighed (se mere herom i afsnittet om udstyr). Men man kan også vælge at bruge eget udstyr (se samme afsnit).

Man kan som hovedregel arbejde hjemme højst 1 dag pr. uge. Ønsker man flere hjemmearbejdsdage i træk, skal dette aftales med både afdelingen og fakultetsdirektøren. Arbejdet skal udføres i fixtiden (eller længere), og man skal stå til rådighed pr. telefon og/eller e-mail i fixtiden. 

Hjemmearbejdsdage skal så vidt muligt aftales med afdelingen senest fredagen i ugen før. Det skal endvidere fremgå af den elektroniske kalender, at man arbejder hjemme, så andre kolleger kan se, hvor man er. Desuden bør det fremgå af kalenderen, hvilket telefonnummer man kan træffes på.

Aftalte hjemmearbejdsdage kan aflyses, hvis der opstår sygdom eller uventede problemer på kontoret den pågældende dag.

Udstyr

Vi har besluttet, at alt udstyr lånes ud. It-udstyr forældes hurtigt, og det vil således være mest hensigtsmæssigt for både medarbejdere og arbejdsplads, at udstyret kan skiftes ud i takt med, at det forældes eller går i stykker.

Følgende udstyr hører med til en hjemmearbejdsplads:

• CPU-enhed (selve maskinen) inkl. netkort, lydkort, DVD-drev o.lign.
• Skærm 
• Tastatur
• Mus og evt. mousetrapper
• Modem eller anden forbindelse
• Printer

Udstyret er som hovedregel præcis magen til det, som findes på kontoret, således at det er nemmere for den it-ansvarlige og SAMF-it at yde support.

Medarbejderen skal selv stille møbler til rådighed og skal være opmærksom på de ergonomiske aspekter af dette (indstilling, plads, belysning, reflekser, indeklima m.v. - se f.eks. http://www.hjemmearbejdspladsen.dk)

Forbindelser/opkobling til Internet og netværk

Uanset hvilken af de nedenstående løsninger, man får bevilget, vil der aldrig blive tale om så hurtige forbindelser, som vi har på fakultetssekretariatet. Fønix og ScanJour vil f.eks. aldrig kunne køre optimalt hjemmefra. Windows-programmer og Internet kører fint.

Installation af programmer, vedligeholdelse og reparation af fakultetets hjemmeudstyr sker via SAMF-it. 

Som hovedregel gælder, at man selv må sørge for transport af udstyr frem og tilbage mellem centret og hjemmet.

Bredbånd/ADSL

Man låner pc-udstyret og der indgås en aftale med en internetudbyder (ifølge KU's indkøbsaftaler skal det være TDC) om at fakultetet betaler for ADSL-linjen, på en særskilt regning.

Medarbejderen låner herefter en "router" af internetudbyderen (sendes med posten). Hvis medarbejderen kan finde ud af det, sætter han/hun selv pc'en op til at køre såkaldt VPN (der gør, at man kan koble op til vores netværk). Hvis ikke, kan han/hun kontakte den it-ansvarlige eller SAMF-it.

Medarbejderen kan herefter bruge ADSL-linjen som han/hun vil.

Det understreges, at denne løsning kun tilbydes til medarbejdere, som kan godtgøre, at de arbejder meget med KU's centrale systemer og databaser eller med større arbejder i f.eks. Access eller Excel, hvortil modem-forbindelsen vil være for langsom.

Privat udstyr 

Nogle medarbejdere har eget udstyr hjemme, som de er godt tilfredse med, og disse behøver således ikke at låne udstyr herfra for at kunne arbejde hjemme. I disse tilfælde betaler fakultetssekretariatet for, at der kan etableres en call-back-løsning efter samme retningslinjer som ovenfor. 

Denne løsning tilbydes alle, som ønsker det.

Det er dog et krav, at medarbejderen installerer antivirusprogrammet F-secure på sin egen maskine!

Hvis medarbejderen kan godtgøre, at han/hun arbejder meget hjemme og har brug for en hurtigere forbindelse, kan ADSL/bredbånd bevilges efter samme retningslinjer som ovenfor.
Medarbejdere med private pc'er kan dog ikke forvente, at den it-ansvarlige eller SAMF-it kan yde support på programmer o.lign.

Nogle medarbejdere har i forvejen en ADSL-forbindelse, f.eks. fra ægtefælle/samlevers arbejdsplads. Denne forbindelse kan også anvendes til opkald til fakultetssekretariatet vha. en såkaldt switch-box. En sådan switch-box kan også bevilges til medarbejdere, som har fået hjemmeudstyr stillet til rådighed.

Bærbare computere

Udgangspunktet er, at fakultetet tilbyder hjemmearbejdende medarbejdere almindelige stationære pc'er, som er præcis magen til vores kontormaskiner. Dette er for det første en billigere løsning end bærbare pc'er, og for det andet er det nemmere for den it-ansvarlige og SAMF-it at vedligeholde dem.
Fakultetsdirektør og dekan har dog valgt at have bærbare løsninger.

Hvad gør man, hvis man ønsker en hjemmearbejdsplads?

Man kontakter fakultetsdirektøren og argumenterer herfor.

Hvad skal man være særlig opmærksom på, hvis man har en hjemmearbejdsplads?

At have en hjemmearbejdsplads bør ikke medføre, at man føler, at man bør arbejde dobbelt så meget og lige læse mails inden man går i seng, arbejde til langt ud på natten o.s.v.

En hjemmearbejdsplads skal betragtes som en større frihed til at kunne arbejde hjemme og få fred til løsning en større opgave som kræver ro, eller lignende situationer.

Man skal altså stadig huske at holde fri!

IT-redskaber ved fakultetssekretariatet - retningslinier og anvendelse 

Elektronisk post

Alle medarbejdere får ved ansættelse tildelt en e-postadresse. Denne kan bruges til såvel tjenstlig som privat kommunikation.
Til gengæld er det ikke tilladt at bruge det gratis Microsoft-program MSN Messenger til chat i arbejdstiden.

Overvågning af den elektroniske post vil ikke finde sted. Der henvises i øvrigt til Retningslinjer for overvågning af og adgang til elektronisk post og internet på Københavns Universitet (pdf).

Med hensyn til opbevaring og registrering af elektronisk post henvises til Københavns Universitets Personalepolitiske håndbog på http://personalepolitik.ku.dk/

Hjemmearbejdsplads 

Medarbejderne kan efter aftale få en hjemmearbejdsplads (pc, adsl og printer) stillet til rådighed. Denne hjemme-pc kan bruges til såvel tjenstlig som privat brug.

Da hjemme-pc´en kan anvendes til privat brug opfordres medarbejderen til at være omhyggelig med at slette alle personlige dokumenter og oplysninger ved tilbagelevering af computeren.

Se mere om hjemmearbejde under "Retningslinjer for hjemmearbejde".

Brug af web på arbejdscomputer - på arbejdspladsen og hjemme

Medarbejderne har fri adgang til brug af web. I arbejdstiden henstilles det at web'en kun bruges til tjenstlige opgaver.

Medarbejderen er ansvarlig overfor brug af browser på egen computer, og det anbefales, at medarbejderen installerer en adgangskode på pauseskærmen for at sikre sig mod uautoriseret adgang.

Arbejdspladsen må ikke overvåge brugen af web'en. Medarbejderen opfordres til at slette alle spor fra brug af web'en (temporære internetfiler) ved tilbagelevering af computeren.

Installation af programmer på arbejdscomputer - på arbejdspladsen og hjemme

Fakultetssekretariatet har i samarbejde med SAMF-it besluttet, at en række programmer er standard for alle brugere på sekretariatet. For tiden er det WindowsXP, MS-Office2003, Outlook2003, ScanJour Intranet, Internet Explorer7, Fønix, Acrobat Reader, antivirusprogrammet F-secure samt en masse små standardprogrammer som tilbehør (f.eks. lommeregner, NotePad m.v.). Medarbejderne kan ikke frit ændre eller opdatere disse programmer uden arbejdspladsens (den it-ansvarliges) godkendelse.

Som udgangspunkt kan medarbejderen herudover frit installere andre programmer på egen computer. Dette gælder især på hjemme-pc´en. Men medarbejderen kan ikke forvente at få support på andet programmel end det, der fandtes på computeren ved overleveringen.

Desuden kan installation af ny software skabe problemer for standard-programmel. Medarbejderen opfordres derfor til at være omhyggelig med at sikre sig mod tekniske problemer ved installation af ny software og må være indforstået med, at der lægges en helt ny standardopsætning på pc'en, hvis det viser sig, at evt. downloadede gratis-programmer konflikter med vores administrative programmer.

Se for øvrigt KU's informationssikkerhedspolitik

Indkøb af ny hardware

Når udstyr går i stykker, skiftes det ud.

Den it-ansvarlige har bemyndigelse til at anskaffe mindre udstyr som f.eks. mus, mouse-trappere, tastaturer og højtalere.

Ønsker man sig større ting som f.eks. printere, scannere o.lign. skal dette bevilges af fakultetsdirektøren.

Der indkaldes så vidt muligt edb-ønsker én gang årligt for hver afdeling, og det er desuden op til afdelingerne at drøfte edb-situationen på deres afdelingsmøder løbende og selv være opsøgende mht. udskiftning og opgradering af udstyr.

Fakultetssekretariatets Intranet - Ofak

På fakultetssekretariatet har man en form for Intranet, kaldet Ofak. Det ligger på vores netværksserver (O-drevet; deraf navnet Ofak), og alle på fakultetssekretariatet har adgang til kataloget Ofak.

Hver afdeling har deres eget område på Ofak med en ensartet struktur bestående af en åben del (kaldet "Interne værktøjsmapper") og en lukket del (kaldet "Lukket mappe"). Desuden har hver afdeling en mappe til pjecer, en mappe til statistikker samt en mappe til vejledninger/sagsgangsbeskrivelser.

Alle kan se de åbne mapper og læse (og kopiere) de dokumenter, som ligger deri, men det er selvfølgelig kun selve afdelingerne, der kan skrive i dokumenterne. De lukkede mapper er selvsagt kun for de enkelte afdelinger. Heri kan f.eks. lægges referater fra gruppe-MUS, personfølsomme oplysninger, referater fra interne afdelingsmøder m.v.

Foruden afdelingsmapperne findes der er "Fælles"-mappe, hvori der f.eks. lægges ferieoversigter, telefonnumre, mødereferater o.s.v. - ofte vha. genveje til de enkelte afdelingernes mapper. Det er sfakadm (vores administratorkonto), som har adgang til at lægge dokumenter i mappen "Fælles". Her findes også en lukket mappe, hvor man kan arbejde med tværfaglige projekter, som ikke alle skal kunne se - det kan f.eks. være planlægning af personaleseminar eller lignende.

Rettighederne til de enkelte afdelingsmapper styres af administratoren (den it-ansvarlige) ved hjælp af såkaldte sikkerhedsgrupper, som er afdelingsrelaterede.

---

 
 

Ferie og fridage

Ferieloven

De seneste væsentlige ændringer i ferieloven er gennemført med virkning fra 1. januar 2004, hvor det bl.a. blev muligt at erstatte den 5. ferieuge med kontant betaling.

Loven bestemmer bl.a., at

• ferie optjenes med 2,08 dag pr. måned
• optjeningsåret er lig kalenderåret (1. januar - 31. december)
• ferieåret går fra 1. maj i det år, der følger efter optjeningsåret, til 30. april det følgende år
• ferie holdes med 5 dage pr. uge
• sygdom anses for indtrådt før feriens begyndelse, hvis medarbejderen er syg ved arbejdstids begyndelse den første feriedag
• der er mulighed for at indgå aftale om at overføre optjente feriedage ud over 4 uger fra ét ferieår til et andet
• den 5. ferieuge kan godtgøres kontant efter ferieårets udløb
• krav om tilgodehavende feriegodtgørelse skal rejses over for arbejdsgiveren senest den 30. september i det efterfølgende ferieår, og eventuel retssag, fagretslig behandling el. lign. om tilgodehavende ferie skal være iværksat senest den 30. november samme år.

Ferieaftalen

Ferieloven giver mulighed for at fravige loven ved kollektiv aftale. Sådanne kollektive aftaler kan kun indgås af de centrale aftaleparter, dvs. Finansministeriet
og centralorganisationerne, og er indeholdt i ferieaftalen.

Der kan således ikke lokalt indgås kollektive aftaler, der fraviger ferieloven/ferieaftalen.

Derimod kan der i visse tilfælde indgås individuelle aftaler. Disse individuelle fravigelsesmuligheder vedrører alene tilrettelæggelse og afholdelse af ferie. Der henvises til kapitel 4 om afholdelse af ferie og kapitel 7 om overførsel af ferie.

Særlige feriedage

Ferieaftalen indeholder reglerne om de særlige feriedage.

Der kan ikke lokalt indgås kollektive aftaler om særlige feriedage.

De særlige feriedage følger på en række punkter de samme regler som almindelige feriedage, men der er også forskelle.

Lighedspunkter mellem særlige og almindelige feriedage:
Særlige feriedage

• optjenes i kalenderåret og afholdes i det følgende ferieår
• kan ikke holdes under sygdom, barsel, overenskomstmæssig arbejdskonflikt mv.
• kan efter aftale overføres til et senere ferieår.

Desuden beregnes kontant godtgørelse for særlige feriedage af samme løndele og med samme procentsats som den almindelige feriegodtgørelse på 12½ pct. (25 feriedage á ½ pct.), dvs. med 2½ pct. (5 særlige feriedage á ½ pct.) af lønnen i optjeningsåret.

Forskelle mellem særlige og almindelige feriedage:
Særlige feriedage

• optjenes kun af medarbejdere med ret til fuld løn under sygdom
• holdes efter aftale mellem ledelsen og medarbejderen og så vidt
  muligt i overensstemmelse med medarbejderens ønsker (se dog
  afsnit 4.7.1. om ændring af ferieaftalen fra ferieåret 2007/2008).
• kan holdes som enkeltdage eller som brøkdele af dage
• kan på forhånd aftales godtgjort kontant ved ferieårets udløb
• godtgøres kontant til medarbejderen ved ferieårets udløb, medmindre der er indgået aftale om overførsel til et senere ferieår
• godtgøres kontant til medarbejderen ved fratræden, medmindre medarbejderen og den nye arbejdsgiver aftaler, at dagene overføres til det nye ansættelsesforhold.

Se hele ferievejledningen her (pdf-format).

Elever: For elever gælder særlige ferieregler, som vil fremgå af ansættelsesbrevet.

Løn under ferie: Fastansatte månedslønnede medarbejdere, der har optjent fuld ferieret under ansættelse ved Københavns Universitet, får udbetalt sædvanlig løn under ferien.

Særligt ferietillæg: Fastansatte månedslønnede medarbejdere modtager et særligt ferietillæg, der i de fleste overenskomster er fastsat til 1,5% af den løn, der er optjent i det foregående optjeningsår. Det særlige ferietillæg udbetales normalt sammen med månedslønnen for april.

Feriegodtgørelse: Timelønnede samt medarbejdere, der aflønnes af midler fra forskningsråd, fonde, indtægtsdækket virksomhed og lign. ansættes normalt for en kortere periode. Sådanne medarbejdere har normalt ikke ret til løn under ferie, men optjener feriegodtgørelse på 121/2%. For hver ansættelse modtager medarbejderen et feriebevis med angivelse af den optjente feriegodtgørelse. Feriebeviset udbetales under ferieperioder i ferieåret og medarbejderen trækkes samtidig i løn for denne periode.

Sygdom i forbindelse med ferie: Bliver du syg inden ferien, kan ferien suspenderes. Bliver du syg efter at have forladt arbejdet sidste arbejdsdag før ferien, betragtes ferien som påbegyndt.

Interne ferieregler

Der gives normalt mindst 18 dages ferie (3 uger = hovedferien), som afholdes i sammenhæng i perioden mellem den 1. maj og den 30. september (ferieperioden). Det tilstræbes, at medarbejdere med skolesøgende børn har fortrinsret til ferie i skolesommerferien.

Såvel hovedferien som enkelte feriedage skal aftales i rimelig tid forud i afdelingerne. "I rimelig tid" forstås således, at hovedferien skal være aftalt senest 1. maj. Hovedferien godkendes af fakultetsdirektøren. Enkelte feriedage aftales med mindst 2 arbejdsdages varsel i afdelingerne.

For alle feriedage gælder det, at de skal tilrettelægges med mindst mulig gene for arbejdet og således, at alle funktioner kan udføres, uanset at nogle medarbejdere holder ferie. 
Ligeledes skal alle aftalte feriedage meldes til Økonomiafdelingen, der fører det obligatoriske ferieregnskab. Det gøres ved at sende en mail til 'Fak, ferie & fravær'.

Åbningstider

Fakultetssekretariatet har daglig åbningstid fra kl. 9 til kl. 16 - om fredagen dog fra kl. 9 til kl. 15.
SAMF-Informationen er åben for personlige henvendelser fra kl. 10 til kl. 15. Telefonisk til kl. 16 alle dage undtagen fredag (til kl. 15).

Særlige perioder
I juli måned er åbningstiden dagligt fra kl. 10 til kl. 14. Medarbejdere, der har opsparet fleks, kan, i det omfang, arbejdet tillader det, afholde den uden for åbningstiden.
I ugen op til jul og ugen op til påske (varierer fra år til år) er åbningstiden ligeledes fra kl. 10 til kl. 14. Medarbejdere, der har opsparet fleks, kan, i det omfang arbejdet tillader det, afholde den uden for åbningstiden.
Fakultetssekretariatet er lukket mellem jul og nytår. Medarbejderne afholder ferie.
Fakultetssekretariatet er ligeledes lukket fredag efter Kr. Himmelfartsdag. Medarbejderne afholder ferie eller fleks.

Fridage

Samtlige medarbejdere ved universitetet har (uden nærmere aftale) fri på følgende dage:

• grundlovsdag
• juleaftensdag
• nytårsaftensdag
• 1. maj
• lørdage, søndage og helligdage

I nedenstående tilfælde kan der aftales en fridag med fakultetsdirektøren:

• eget bryllup og sølvbryllup
• flytning
• dødsfald og alvorlig sygdom inden for den nærmeste familie kan der aftales ekstraordinær frihed, specielt i tilfælde, hvor ferie måtte være opbrugt.

Disse fridage skal ikke meldes til 'Fak, ferie & fravær' og registreres ikke.

Tjenestefrihed uden løn / orlov

Medarbejderne har mulighed for at holde tjenestefri uden løn efter særlig aftale med fakultetsdirektøren. Det tilstræbes at imødekomme sådanne ønsker, hvis det er begrundet i særlige omstændigheder, og hvis det i øvrigt kan lade sig gøre at løse afdelingens opgaver under fraværet.

Frihed i arbejdstiden

Der ydes frihed i forbindelse med udøvelse af borgerligt ombud, f.eks. domsmand, nævning eller tilforordnet ved kommune - eller folketingsvalg. 
Aftale om sådant fravær træffes med fakultetsdirektøren.

Sygdom og fravær

Sygdom skal meldes så hurtigt som muligt på 1. sygdomsdag.

De ansatte sygemelder sig ved at ringe til deres afdeling eller skrive en mail til hele sekretariatet med kopi til postkassen Fak, ferie & fravær.

Alle sygemeldinger skal efterfølgende, af den der har modtaget sygemeldingen, videregives til Økonomiafdelingen, som registrerer dem efter de givne retningslinjer. Det sker ved at sende en mail til postkassen Fak, ferie & fravær.

Har man brug for at give kolleger informationer om verserende sager el.lign. kan dette selvfølgelig ske når som helst, men det kan ikke erstatte en sygemelding efter ovenstående retningslinjer.

Raskmelding sker ved, at man skriver en mail til fraværs-postkassen med angivelse af sygdommens længde.

Se desuden KU's retningslinjer for sygefravær her (pdf).

Barns 1. og 2. sygedag

Man kan i forbindelse med barns sygdom afholde en dags frihed på barnets første sygedag, hvis barnet er under 18 år og hjemmeboende. Her følges samme procedure som ved almindelig sygdom.

Fra 1. oktober 2008 er muligheden for hel eller delvis tjenestefrihed med løn i forbindelse med barns sygdom udvidet til også at gælde barnets 2. sygedag. Barns 2. sygedag er en del af overenskomstresultatet for 2008.

Dit arbejdssted kan give hel eller delvis frihed til pasning af dit syge barn på barnets 1. og 2. sygedag, når

• hensynet til barnets forhold gør dette nødvendigt,
• forholdene på arbejdsstedet tillader det,
• barnet er under 18 år, og barnet er hjemmeværende.
• 
  

Om et barns sygdom kan begrunde tjenestefrihed vurderes konkret på baggrund af sygdommens art sammenholdt med barnets alder. Afgørende er i alle tilfælde, at der er et pasningsbehov, der ikke kan opfyldes på anden måde.

Den 2. sygedag er den kalenderdag, der ligger i umiddelbar forlængelse af 1. sygedag, det vil sige, at hvis 1. sygedag er fredag er 2. sygedag lørdag og ikke mandag.

Den 1. og 2. sygedag kan holdes uafhængigt af hinanden, det vil sige at du kan holde fri på barnets 2. sygedag, selvom du ikke har holdt fri på barnets 1. sygedag.

Du kan derfor også dele de to dage med barnets mor/far så du holder fri den 1. dag, og barnets mor/far holder fri den 2. dag. I kan ikke begge holde fri på samme dag.

Hvis både du og barnets mor/far er omfattet af reglerne om tjenestefrihed i forbindelse med barns første sygedag, kan kun den ene af jer få hel eller delvis tjenestefrihed på barnets 1. henholdsvis 2. sygedag.

Reglerne gælder for ansatte omfattet af fællesoverenskomsterne og AC-overenskomsten samt tjenestemænd og tjenestemandslignende ansatte. Den ansatte får under tjenestefriheden samme indtægt som under sygdom, men ekskl. eventuelle særlige ydelser mv.

Graviditet

Graviditet meddeles skriftlig til tjenestestedet samt til Personalekontoret senest 3 måneder før forventet fødsel. Nærmere regler om frihed i forbindelse med graviditet, fødsel, barsel, adoption m.v. kan ses i Medarbejderguiden i KUnet: https://intranet.ku.dk/medarbejderguide/hr/ansat/barsel/Sider/barsel.aspx

Ændrede regler om forældreorlov

Fra 1. april 2008 udvides muligheden for lønnet forældreorlov med 6 uger, hvis begge forældre er ansat i staten. Den såkaldte 6 + 6 + 6 - model betyder, at der for forældre, der begge er ansat i staten er mulighed for hver 6 ugers orlov samt 6 uger til deling, altså i alt 18 ugers lønnet forældreorlov.
Hvis kun den ene af forældrene er ansat i staten, er der mulighed for 12 ugers lønnet forældreorlov.
Hensigten med den nye model er at øge fædres incitament til at holde orlov. Hvor der tidligere, var øremærket 2 ugers orlov til faderen, er der nu øremærket 6 uger.

Orlovsret til partneren i et registreret partnerskab

Fra 1. april 2008 indføres en ret for partnere i registrerede partnerskaber til at holde to ugers orlov med løn umiddelbart efter fødslen af den anden partners barn. De to uger kan efter aftale med arbejdsgiveren placeres når som helst inden for de første 14 uger efter fødslen.
Udover at være registrerede partnere, er betingelsen for orlov, at de pågældende har levet sammen i mindst 2½ år før fødslen. Der er ikke adgang til dagpengerefusion.

Omsorgsdage

Hvem kan få omsorgsdage?

• Medarbejdere, som bliver forældre den 1. april 1995 eller senere, har ret til 10 omsorgsdage i alt pr. barn.
• Hver fødsel/adoption giver både faderen og moderen 10 omsorgsdage. Pr. 1. april 1997 gælder det pr. barn, d.v.s. det dobbelte i tilfælde af tvillinger.

Hvornår kan omsorgsdagene bruges?
Der er ingen tidsfrist for afvikling af omsorgsdagene, ligesom der ikke stilles særlige betingelser med hensyn til f.eks. barnets alder eller omsorgsdagenes formål.

Omsorgsdagenes placering aftales mellem medarbejderen og fakultetsdirektøren efter samme retningslinjer som andre fraværsdage. 

Kurser 

• HR & O udsender 2 gange årligt et kursuskatalog med interne kurser. Dette omdeles til alle medarbejdere.
• Forskellige eksterne kursusudbydere, herunder Administratorudvalget, fremsender ligeledes kursuskataloger 2 gange årligt. Disse sendes i cirkulation.
• Desuden afholdes løbende forskellige specielt udviklede kurser, hvortil man særligt indbydes.

Procedure for tilmelding til kurser

• Ønsker om kurser drøftes i afdelingen under hensyntagen til afdelingens udviklingsplan og muligheder for back-up under fravær.
• Tilmeldingsskema godkendes af fakultetsdirektøren.
• Kopi af tilmeldingsskema skal gives til Ole Nielsen, der registrerer det i Personalebasen.
• Medarbejderne sørger selv for fremsendelse til kursusudbyder. Faktura/regning sendes til Ole Nielsen.
• Når bekræftelsen kommer om, at man er optaget på kurset, skal en kopi af brevet afleveres til Ole Nielsen. På denne måde bliver kun de aktuelle kurser registreret i Personalesystemet.

Rejseafregning i forbindelse med kurser

Alle medarbejdere som har været væk på tjenesterejse mere end 24 timer har ret til time/dag- penge i henhold til de gældende satser. 

Medarbejderne udfylder selv et rejseafregningsskema, og afleverer det i Økonomiafdelingen. Find skemaet her https://intranet.ku.dk/medarbejderguide/oekonomi/Rejser%20og%20befordring/Rejseafregning/Sider/default.aspx

De gældende dagpengesatser kan ses på KUnet under Økonomi/Rejser og befordring/Rejseafregning (se boks i højre side): https://intranet.ku.dk/medarbejderguide/oekonomi/Rejser%20og%20befordring/Rejseafregning/Sider/default.aspx

Rokeringer/forflyttelser 

Forflyttelser i forbindelse med omorganisering sker så vidt muligt gennem frivillige rokeringer. Ønsker om frivillige rokeringer kan for det administrative personales vedkommende eksempelvis tages op af den ansatte ved de årlige medarbejdersamtaler. Det påhviler herefter chefen at undersøge, om rokeringsønskerne kan imødekommes.

Jobrotation 
Det anses for positivt at give mulighed for jobrotation med henblik på at medarbejderne får et bredt og alsidigt kendskab til universitetets opgaver og arbejdspladser og for at øge fleksibiliteten. 

Jobrotation kan f.eks. ske ved internt opslag, rokeringsordninger og jobbytte m.v. Der kan eventuelt aftales en tidsbegrænsning eller en tilbagegangsret for at opmuntre til rotation.

Jobrotation kan ske både mellem fakulteter/institutter/afdelinger og inden for de enkelte tjenestesteder. 

Tillidsrepræsentanter

Se KU's oversigt http://hr.ku.dk/personalepolitik_og_samarbejdsudvalg/tillidsrepraesentanter/

Løn

Lønudbetaling

Til månedslønnede medarbejdere foregår lønudbetalingen som regel månedsvis bagud via en lønkonto i et pengeinstitut eller en postgirokonto. Lønnen er normalt til disposition den sidste hverdag inden månedens udløb.

Til tjenestemænd foregår lønudbetalingen månedsvis forud.

Til timelønnede medarbejdere foregår lønudbetalingen ligeledes via en lønkonto i et pengeinstitut eller en postgirokonto.

Lønnen er til disposition mellem den 10. og den 15. i måneden, såfremt timesedlerne er korrekt udfyldt, og er Lønningskontoret i hænde senest 2 uger før dispositionsdatoen.

Lønnen udbetales gennem Statens Centrale Lønsystem SCL. I forbindelse med lønudbetalingen modtager medarbejderne en lønseddel med oplysninger om forskellige forhold, der er afgørende for lønnens størrelse.

Se desuden Lønpolitik for Københavns Universitet her (pdf).

Pressekontakt og fortrolighed

Ifølge Forvaltningslovens § 27 har medarbejderne tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, man bliver bekendt med på arbejdspladsen. Tavshedspligten ophører ikke med udtræden af statens tjeneste.

I kontakten til pressen og andre organer udenfor Universitetet er det vigtigt, at udtalelser ikke bare er korrekte, men fremstår på en måde som er loyal overfor Københavns Universitet og fakultetet.

Det er endvidere af stor vigtighed, at ledelsen - d.v.s. fakultetsdirektøren og dekanen og i særlige tilfælde også rektoratet - er orienteret om henvendelser fra journalister, andre uddannelsesinstitutioner, ministerier, Ombudsmanden o.lign.

Derfor gælder der den regel om henvendelse fra pressen, at medarbejderne ikke udtaler sig om konkrete sager eller andre forhold.

Henvendelser skal omstilles til dekanen eller fakultetsdirektøren. Kan dette ikke lade sig gøre, må man tage imod besked og love hurtig tilbagemelding.

For så vidt angår henvendelser fra andre udenforstående personer eller institutioner, kan sagsbehandlerne udtale sig under hensyntagen til ovennævnte retningslinjer. Dette indebærer, at man efterfølgende mundtligt eller skriftligt orienterer ledelsen om samtaler med ministerier o.a. lignende institutioner. 

Hvis en journalist ringer og vil have fat i en forsker, må man selvfølgelig gerne henvise til vedkommende. Hvis journalisten blot spørger efter en ekspert inden for et givent område, kan man søge på nøgleord i sekretariatets "Find en forsker"-database, som ligger på netværket eller kontakte kommunikationsmedarbejderen. 

Praktiske oplysninger

Tyveri

Universitetet kan ikke yde erstatning ved tyveri af personalets ejendele. Det henstilles, at man opbevarer værdigenstande i aflåste skabe og husker at låse døren efter sig ved arbejdets ophør.

Feriefonden

Universitetets Feriefond råder for tiden over 17 sommerhuse, som ansatte på universitetet har mulighed for at leje. Det eneste krav for at komme i betragtning er, at man har været ansat på universitetet i mindst et år.
Se yderligere oplysninger på http://ferie.ku.dk/

---

Om arbejdsmiljøet

Se Københanvns Universitets Arbejdsmiljøpolitik her (pdf).

Rygepolitik

Se Københavns Universitets rygepolitik her (pdf).

It-udstyr 

Vedligeholdelse

Vores it-udstyr bør rengøres en gang imellem, og da rengøringspersonalet ikke må røre maskiner, ledninger mv., har vi selv ansvaret for rengøringen.

Til fladskærmene fås en særlig blød klud. Der må ikke bruges hverken vand eller rengøringsmidler!

Rengøringsmidlerne kan fås hos den indkøbsansvarlige.

Ledninger der ligger og flyder på gulvet er til gene for både os selv og rengøringspersonalet. Derfor bør disse så vidt muligt sættes op under bordene med "strips" (derved forbedres rengøringen også).

Arbejde med skærm og mus

Når man arbejder meget med pc, kan man opleve gener i form af træthed og ømhed i arme og skulder- og håndledsregionen. Disse gener kan ofte forebygges ved at være opmærksom på at sidde korrekt samt at holde jævnlige pauser fra arbejdet ved skærmen.

Se yderligere oplysninger om "Arbejdsmiljø på kontorer" på Arbejdstilsynets sider http://www.at.dk/

Fakultetssekretariatet har vedtaget, at alle medarbejdere kan få stillet ergonomisk udstyr til rådighed i form af ergonomiske musepuder, håndledsstøtter o.lign. til aflastning af arm, skulder og håndled. Sekretariatets ansatte har f.eks. haft glæde af den såkaldte mouse-trapper, hvor musen sidder foran på tastaturet, samt håndledsstøtter og musepuder med gelé. 

Arbejdet med mus kan resultere i "tennisalbue", sovende fingre og infiltrationer i nakke og ryg. Derfor er det en god idé at bruge tid på at lære sig de mest brugte genvejstaster. En oversigt kan fås hos den edb-ansvarlige.

Se desuden Branchearbejdsmiljørådets vejledning om edb-arbejdspladser og mus på http://www.edb-arbejde.bar-foka.dk/ 

Hvis en medarbejder, der arbejder længe ved skærmen dagligt, føler sig generet af lys og reflekser fra skærmen, kan et par skærmbriller måske afhjælpe generne. Skærmen bør dog altid stilles sådan, at lyset udefra ikke skinner direkte ind i den.
Mener man, at man har brug for skærmbriller, kan man kontakte Arbejdsmiljø & Samarbejde.
Har man problemer, selv om man har skærmbriller, må man gå til øjenlæge og få styrken reguleret.

Husk imidlertid, at tilrettelægge arbejdsdagen så afvekslende som muligt. 
Hovedpine og infiltrationer kan skyldes, at man sidder for længe ved skærmen og er anspændt, og dette afhjælpes ikke ved skærmbriller og lignende! 
Lav derfor gerne nogle strækøvelser ind i mellem. Se f.eks. www.trygmedpc.dk Her findes et lille program, der kan minde en om at lave forskellige øvelser i løbet af dagen.

Sikkerhed og arbejdsskader

Arbejdsskader, ulykker eller tæt-på-uheld skal hurtigst muligt meldes til Arbejdsmiljø & samarbejde på KU (http://hr.ku.dk/om/amos/).

Beskadiges briller eller kontaktlinser under udførelse af arbejde på universitetet, anmeldes dette til Sikringsstyrelsen, Arbejdsskade- forsikringen, Æbeløgade 1, 2100 København Ø, på særlige blanketter, der ligeledes kan rekvireres fra ovennævnte adresse. Disse udfyldes og underskrives af fakultetsdirektøren. 

Det psykiske arbejdsmiljø

Det er vigtigt, at medarbejderne og ledelsen føler tryghed ved hinanden i det daglige - også i tilfælde af interne uenigheder. Vi arbejder på, at der skal være en åben stemning, således at det er muligt at give både ros og ris til hinanden på en konstruktiv måde.

Vi mener i denne forbindelse, at det er vigtigt, at de daglige arbejdsgrupper - afdelingerne - fungerer godt, og at man har tillid til hinandens faglige og personlige kvaliteter. Teambuilding er derfor et indsatsområde i sekretariatet.

Endvidere er vi meget glade for vore sociale aktiviteter, som f.eks. er:

• en årlig skovtur
• en årlig julefrokost
• arrangementer planlagt af sekretariatets personaleforening, f.eks. bowling, hundeskovtur, Wii-aften m.v.

Se desuden KU's retningslinjer for psykisk arbejdsmiljø, herunder stress og mobning (pdf).

Psykologisk rådgivning

Hvis en medarbejder har problemer, som påvirker arbejdslivet negativt, er der mulighed for professionel hjælp (psykologisk rådgivning) gennem Arbejdsmiljø & Samarbejde. Læs mere om psykologisk rådgivning her.

---

Organisationsstruktur

Universitetet som helhed

Københavns Universitet består af 8 fakulteter og en fællesadministration. 

Geografisk er vi placeret i fire campus'er:
Frederiksberg Campus - her bor biovidenskab (LIFE)
Nørre Campus, hvor naturvidenskab, sundhedsvidenskab og farmaceuterne har til huse.
Søndre Campus, der rummer humaniora og på sigt også kommer til at huse jura og teologi
City Campus, hvor samfundsvidenskab og dele af folkesundhedsvidenskab er beliggende, og hvor også fællesadministrationen befinder sig.
Universitetet ledes af en bestyrelse. Se mere på http://www.ku.dk/ledelse/bestyrelse/

Samfundsvidenskab

Udover fakultetssekretariatet findes der en række institutter og andre enheder.
Se fakultetssekretariatets organisationsdiagram her

Fællesadministrationens struktur

I Fællesadministrationen på Frue Plads varetages en række opgaver af koordinerende og tværgående karakter. Fakultetssekretariatet var - indtil den 1. januar 1995 - en del af fællesadministrationen.

Se mere om Fællesadministrationen på http://fa.ku.dk/

---

Publikationer 

Generelt om Københavns Universitet

KU-folder: En kort introduktion til Københavns Universitet. Findes på både dansk og engelsk. Se folderen på www.ku.dk/publikationer  

Årbøger: Hvert år (indtil 2007) blev der udsendt en samlet beretning om universitets virksomhed i året forinden. Fra 2008 har fakultetet besluttet at lave en egen beretning. Se mere på http://samf.ku.dk/fakultetet/fakultetsliv/
Visse institutter udgiver egne årsberetninger.
KU's årbøger er tilgængelige på www.ku.dk/aarbog 

Medarbejderguide (i KUnet): Her findes alle KU-regler samlet under ét, se https://intranet.ku.dk/MEDARBEJDERGUIDE/Sider/default.aspx

Studier ved KU: Gennemgang af studierne ved Københavns Universitet.

Fag - infoer: Der udgives en faginformation for hver uddannelse på Københavns Universitet. Revideres årligt af Uddannelsesservice. 

Lektionskataloger: Hvert fag udgiver hvert semester et lektionskatalog med angivelse af fagudbud, undervisningstidspunkter, foreløbige eksamensdatoer o.l. Disse kan ses på http://www.sis.ku.dk/samf/

Fakultetssekretariatets publikationer

En liste over fakultetssekretariatets publikationer kan ses her.

Herudover har fakultetssekretariatet udgivet et antal tryksager:

• Fakultetsliv 2007 
• Fakultetsliv 2008
• Fakultetsstrategi 2008-2012

Aviser, nyhedsbreve m.v.

Universitetsavisen: Universitetsavisen udsendes til samtlige medarbejdere på Københavns Universitet, som har mere end 15 timers ugentlig beskæftigelse samt til de studerende. Avisen udkommer normalt hver 14. dag. Fra 1. januar 2009 udkommer avisen kun elektronisk.

Nyhedsbreve: 

• KU's nyhedsbrev - udkommer ca. en gang om måneden, se www.ku.dk/nyheder
• "Avisen" + "Nyhedsbrevet" (Sundhedsvidenskab)
• "Hovedområdet" (Naturvidenskab) + et internt nyhedsbrev
• "Humanist" (Humaniora) + internt nyhedsbrev
• "Paragraffen" (Jura) internt nyhedsbrev
• "TEOL-information" (Teologi)
• "SAMF-nyt" (Samfundsvidenskab) internt nyhedsbrev

---

Forkortelser

Officielle forkortelser ved Københavns Universitet

ADB Administrativ databehandling
ADM Administration
CSU Den centrale administrations samarbejdsudvalg
CSS Center for Sundhed og Samfund
DVIP Deltidsbeskæftiget videnskabeligt personale
FARMA Det Farmaceutiske Fakultet
FØNIX KU's studieadministrative system
HSU Hovedsamarbejdsudvalget
HUM Det Humanistiske Fakultet
IBT Indre By Terminalen (andet navn for Center for Anvendt Datalogi/SAMF-IT)
IFV Indtægtsdækket forskningsvirksomhed
JUR Det Juridiske Fakultet
KU Københavns Universitet
KUA Københavns Universitet Amager
LIFE Det Biovidenskabelige Fakultet for Fødevarer, Veterinærmedicin og Naturressourcer
NAT Det Naturvidenskabelige Fakultet
SAMF Det Samfundsvidenskabelige Fakultet
SCANPAS KU's personaleadministrationssystem
SCANJOUR KU's journaliseringssystem
SCL Statens Centrale Lønanvisning
SCR Statens Centrale Regnskabssystem
STADS KU's kommende studieadministrative system
STV Studietrinstilvækst
SU Samarbejdsudvalg eller Statens Uddannelsesstøtte
SUND Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet 
STÅ Studenterårsværk
TAP Teknisk-administrativt personale
TEOL Det Teologiske Fakultet 
VIP Videnskabeligt personale
ØSS KU's Økonomistyringssystem (Financials)

Andre institutioner

AU Aarhus Universitet
AAU Ålborg Universitet
DFH Danmarks Farmaceutiske Højskole
DHL Danmarks Højskole for Legemsøvelser
DJH Danmarks Journalisthøjskole
DLH Danmarks Lærerhøjskole
DPU Danmarks Pædagogiske Universitet
DTU Danmarks Tekniske Universitet
FM Finansministeriet
FOM Forskningsministeriet
HHK Handelshøjskolen i København
HHÅ Handelshøjskolen i Århus
KB Det Kongelige Bibliotek
RUC Roskilde Universitet
SDU Syddansk Universitet
UVM Undervisningsministeriet
FIVU Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser - i daglig tale kendt som Uddannelsesministeriet