Bedømmelse af ansøgninger

Bedømmelse af ansøgninger til ph.d.-stipendier Bedømmelsen af ansøgninger til opslåede ph.d.-stipendier sker i henhold til den til enhver tid gældende Ansættelsesbekendtgørelse (se VIP-ansættelsesbekendtgørelsen) og KU’s shortlist-procedure. Shortlisten er en liste over de ansøgere, der udvælges til bedømmelse.

Processen med shortlisting starter allerede før ansøgningsfristen udløb, hvor instituttet sammensætter et ansættelsesudvalg og et bedømmelsesudvalg. Ansættelsesudvalget består af mindst to medlemmer: Den ansættelsesbemyndigede leder (institutleder), og formanden for bedømmelsesudvalget. Derudover kan andre fagkyndig(e) person(er) på mindst lektorniveau udpeges som medlemmer. Bedømmelsesudvalget består af minimum én intern fagkyndig person på mindst lektorniveau. Samlet vil de to udvalgs arbejde normalt vare ca. én måned.

Indledende shortlisting

Ansættelsesudvalget gennemgår ansøgningerne, og indstiller hvilke ansøgere, der skal bedømmes. Institutleder træffer beslutning om denne shortlisting. Der skal som udgangspunkt udvælges mindst 5 ansøgere til bedømmelse. Fakultetet informerer de, der ikke er udvalgt til bedømmelse, og sender de valgte ansøgere til bedømmelse hos bedømmelsesudvalget. De udvalgte kandidater informeres om bedømmelsesudvalgets sammensætning.

Bedømmelse af ansøgninger

Det fagkyndige bedømmelsesudvalg har til opgave at udarbejde en skriftlig bedømmelse af ansøgere og deres projekters kvaliteter i henhold til optagelseskriterierne på de respektive institutters ph.d.-program. Ansøgerne skal opdeles i to grupper:

  • Kvalificerede til et ph.d.-stipendium
  • Ikke er kvalificerede til et ph.d.-stipendium

Bedømmelsesudvalget skal altså alene vurdere og angive, om en ansøger er kvalificeret eller ikke-kvalificeret. Det sidste vil i praksis forekomme yderst sjældent, da alle ansøgere på shortlisten er udvalgt, som de der er bedst kvalificeret. Udvalget kan i forbindelse med sit arbejde rette henvendelse til ansøgerne for at indhente materiale, afklare tvivlsspørgsmål eller andet. Dette skal ske via Fakultetssekretariatet, og foregår normalt skriftligt.

Beslutning om tildeling af stipendium og indskrivning

Næste skridt er at ansættelsesudvalget modtager bedømmelserne, og der kan eventuelt afholdes samtaler med udvalgte ansøgere. Herefter indstiller ansættelsesudvalget til institutleder, hvem der skal tilbydes stipendium, og institutleder træffer beslutning, om hvem af de kvalificerede kandidater, der skal tilbydes stipendium. I samarbejde med ph.d.-programlederen afklares eventuelle tvivlsspørgsmål vedrørende indstillingen, ansættelsestidspunkt, eller andre spørgsmål, der måtte være. Herefter sendes den endelige indstilling, om hvem der tilbydes stipendium, til dekanen.   Indstillingen fra institutlederen for de bedømte ansøgninger kan rumme følgende muligheder for afgørelse:

  • Ansøgeren er kvalificeret og indstillet til stipendium
  • Ansøgeren er kvalificeret, men ikke indstillet til stipendium, da en eller flere af de øvrige ansøgere er bedre kvalificeret

Når indstillingen er modtaget på Fakultetssekretariatet, bliver det tjekket om bedømmellserne lever op til de formelle krav, og godkendt af dekanen. Herefter modtager de bedømte ansøgere deres individuelle bedømmelse. Når Dekanen har godkendt institutlederens indstilling, tilbyder Fakultetssekretariatet stillingen til den valgte kandidat. De ikke valgte kandidater får endeligt afslag.